آیین نامه نظام پیشنهادها

آیین نامه اجرایی نظام پیشنهادها

هدف
هدف از تدوین این آئین نامه تبیین روش ها و ضوابط اجرایی نظام پیشنهادها در شرکت مدیریت منابع آب ایران است.

2- محدوده اجرا
محدوده اجرای این آئین نامه نامحدود می باشد.

3- مسئولیت ها
3-1- مسئول نظام
نظارت بر حسن اجرای مفاد آئین نامه به عهده مسئول نظام می باشد.
3-2- دبیر نظام
مسئولیت اجرا و پیگیری ای تعیین شده در جهت اجرای کامل این آئین نامه به عهده دبیر نظام است.
3-3- معاونین و مدیران
کلیه معاونین و مدیران شرکت موظفند ضمن همکاری با مسئولین نظام پیشنهادها جهت اجرای پیسشنهادهای تصویب شده، کارکنان تحت سرپرستی خود را به ارائه پیشنهاد تشویق نمایند.

4- تعاریف
4-1- نظام پیشنهادها
جمع آوری نظام یافته نظرات و پیشنهادهای کارکنان جهت بهبود فرآیند و ارتقاء بهره وری، نظام پیشنهادها نامیده می شود.
4-2- ارزیابی
سنجش و امتیازدهی به پیشنهاد در قبال:
- ابتکار، خلاقیت، میزان تحقیق و تتبع (بعد فردی)
- منابع مادی و معنوی حاصل از اجرای پیشنهاد (بعد شرکتی)
4-3- پاداش
تشویق های مادی و معنوی که به منظور مشارکت و انگیزش بیشتر کارکنان در قابل ارائه پیشنهاد صورت می گیرد.
4-4- اجرای پیشنهاد
مجموعه فعالیتهایی است که از زمان تصویب تا آغاز بهره برداری کامل از طرح پیشنهاد شده، صورت می گیرد.

5- روش و ضوابط اجرایی
5-1- گردش کار پیشنهادها
بر مبنای ساختار شرکت و طرح توجیهی استقرار نظام، رویه اجرایی ذیلجهت تبیین نحوه جمع آوری، ارزیابی، تصویب و اجرای پیشنهادها تعیین گردیده است:
5-1-1- جمع آوری پیشنهادهای کارکنان
در این مرحله پیشنهاد دهندگانف پیشنهاد های خود را شامل:
- مشخصات پیشنهاد دهندگان
- شرح وضعیت موجود و مشکلات و معایب آن
- ارائه روش پیشنهادی، توضیح در مورد نحوه اجرای آن و پیامدهای اجرایی
- امکانات و تجهیزات موردنیاز جهت اجرای پیشنهاد
به همراه سایر مشخصات موردنیاز، بر روی فرم های توزیع شده از طرف دبیرخانه نظام نوشته و از طریق:
- مراجعه حضوری به بایگان
- نامه اداری به دبیرخانه نظام
- پست الکترونیکی (Email) به آدرس اینترنتی دبیرخانه نظام
به دبیرخانه نظام تحویل می دهند.
ارائه پیشنهاد توسط کارکنان می تواند در تمامی زیمنه های تخصصی، اختصاصی و عمومی شرکت در جهت بهسازی اصلاح نظام ها و فعالیت های شرکت باشد و در چارچوب برنامه تحول در نظام اداری مطرح و ارائه گردد.
بایگان پس از دریافت و ثبت پیشنهاد ارائه شده، برای پیشنهاد دهنده رسید صادر می کند. در صورت ارائه غیر حضوری پیشنهادف رسید از طریق نامه اداری برای پیشنهاد دهنده فرستاده می شود. کارکنان می بایست رسید پیشنهاد خود را تا اعلام ارزیابی نزد خود نگه دارند. لازم به ذکر است در پیشنهادهای گروهی فرم رسید به نماینده منتخب گروه (نفر اول لیست پیشنهاد دهندگان) داده می شود و از این به بعد نماینده گروه، رابط و مخاطب نظام پیشنهادها محسوب می گردد.
5-1-2- ارزیابی پیشنهادهای ارائه شده
5-1-2-1- مراحل ارزیابی:
ارزیابی پیشنهادها در دو مرحله به شرح ذیر صورت می گیرد:
الف) قبل از طرح پیشنهاد در کمیته اجرایی، دبیر نظام به بررسی مقدماتی پیشنهادها می پردازد. در صورتی که مشکل خاصی تشخیص داده نشود (موارد مندرج در بند 5-1-2-2)دبیر پیشنهاد را در کمیته اجراییف مطرح می کند. در غیر اینصورت پیشنهاد رد (باطل) می شود. پیشنهاد دهنده می تواند نسبت به تکمیل و اصلاح پیشنهاد و ثبت آن تحت عنوان جدیدی اقدام نماید.
ب) در مرحله دومف کمیته اجرایی به بررسی، امکان سنجی و ارزیابی پیشنهاد می پردازد. کمیته اجرایی، بررسی نکات فنی و تخصصی را در صورت نیاز به گروههای کارشناسی واگذار می نماید. گروهها موظفند در مدت مقرر نتابج بررسی و ارزیابی را به صورت مستند به کمبته گزارش دهند. در این صورت نظر نهایی کمیته اجرایی در مورد رد یا قبول پیشنهاد پس از دریافت و بررسی گزارش گروههای کارشناسی اعلام می شود.
5-1-2-2- نتایج ارزیابی: نتیجه ارزیابی رد یا قبول پیشنهاد می باشد.
در هر یک از مراحل بررسی مقدماتی توسط دبیر و ارزیابی توسط کمیته اجرایی، در صورتی که:
- پیشنهاد ناقص تلقی شود(صرفاً بیان مشکل یا انتقال بوده، راه حلی ارائه ننموده باشد و ...
- پیشنهاد مبهم باشد
- پیشنهاد رد(باطل) اعلام گردد.
علاوه بر موارد مذکور، ممکن است کمیته اجرایی پیشنهاد را به دلایل:
- غیرقابل اجرا بودن
- خارج از حیطه اختیارات و یا سیاست سازمان بودن
- مقذون به صوفه نبودن
- کمبود بودجه و سایر مشکلات سازمانی
- غیر قابل اجرا تشخیص داده و رد به باطل نماید.
- در مورد پیشنهادهایی که با اجماع نظر کمیته اجرایی مورد پذیرش قرار می گیرند.
- حوزه های اجرای پیشنهاد مشخص می شود
- امتیاز نوع مقدار پاداش پیشنهاد، طبق نظر کمیته اجرایی تعیین می شود.
5-1-2-2-1- پیشنهادیی که صرفاً به دلیل کمبود بودجه و یا سایر مشکلات سازمانی در زمان ارزیابی، غیرقابل اجرا تشخیص داده شوند، در فرم مخصوص بازبینی دوره ای پیشنهادها ثبت مش وند و در دوره های تعیین شده مورد بررسی مجدد قرار می گیرند. این پیشنهادها قبول شده تلقی می گردند.
5-1-2-2-2- برنامه ریزی و تشکیلجلسات کمیته اجرایی باید به گونه ای باشد که نتیجه ارزیابی هر پیشنهاد حداکثر ظرف مدت 45 روز مشخص شود.
5-1-3- تصویب پیشنهاد
در این مرحله ، پیشنهادهای مورد پذیرش کمیته اجرایی و پاداش آنها، تصویب مدیرعامل شرکت می رسند و در صوری که نتیجه ارزیابی یا مقدار پاداش تعیین شده آن مورد تأئید مدیرعال شرکت نباشد، پیشنهاد موردنظر جهت بررسی مجدد، در اولین جلسه کمیته اجرایی مطرح می شود.
5-1-4- انعکاس نتایج به پیشنهاد دهندگان
نتیجه ارزیابی پیشنهاد با توجه به وضعیبت آن (رد یا قبول) به صورت مستند در یکی از مراحل زیر به اطلاع پیشنهاد دهنده می رسد:
- در صورت رد شدن پیشنهاد در ارزیابی مقدماتی توسط دبیر یا کمیته اجرایی
- در صورت رد پیشنهاد پس از ارزیابی نهایی در کمیته اجرایی
- پس از تصویب پیشنهاد و اداش آن توسط مدیرعامل شرکت
5-1-4-1- در صورتی که پیشنهادی به دلیل نقص یا ابهام رد شده باشد، پیشنهاد دهنده می تواند نسبت به تکمیل و ارائه آن در قالب یک پیشنهاد جدید اقدام نماید.
5-1-4-2- پیشنهاد دهنده می تواند با ارائه دلیلف نسبت به نتیجه ارزیابی درخواست تجدیدنظر نماید. مهلت ارائه این درخواست حداکثر ده روز پس از ارسال نتیجه ارزیابی به پیشنهاد دهنده خواهد بود.
5-1-4-3- درخواست هاس تجدید نظر، حتی المقدور در اولین جلسه کمیته اجرایی مطرح و بررسی می شوند.
تبصره: درخواست های تجدید نظری که در ارتباط که در ارتباط با پاداش پیشنهاد، ارائه شده باشند، پس از اجرای پیشنهاد و هنگام بررسی گزارش انجام آن، مطرح و مورد تجدید نظر قرار ی گیرند.
5-1-4-4- در صورت صلاحدید کمیته اجرایی، پیشنهاد دهنده می تواند جهت ارائه توضیح، در جلسه بررسی درخواست تجدیدنظر حضور یابد.
5-1-5- اجرای پیشنهاد
پس از تصویب پیشنهاد، دستور اجرای آن که به امضای مدیرعامل شرکت رسیده، به معاونت یا مدیریت مربوطه ابلاغ می شود. واحد مسئول اجرای پیشنهاد ابلاغ شده (مجری) موظف است فرم زمان بندی اجرای پیشنهادف گزارش پیشرفت کار و در نهایت گزارش پیشنهاد را در موعد مقرر تهیه و به دبیر نظام تحویل دهد.
این گزارش ها توسط دبیر و در صورت لزوم در کمیته اجرایی نظام بررسی شده، در مورد مطلوبیت نحوه اجر و پیشرفت کار تصمیم گیری می شود. در صورت عدم مطلوبیتف نظر کمیته اجرایی به مسئول اجرای پیشنهاد حداکثر تا دو نوبت تذکر داده می شود. لازم به ذکر است که در این مرحله، جدیت و پیگیری دبیر نظام در اجرای به موقع پیشنهادهای تصویب شده بسیار موثر است.
5-1-6- ختم اجرای پیشنهاد
پس از دریافت گزارش انجام پیشنهاد و طرح آن در کمیته اجرایی، پیشنهاد- به صلاحدید کمیته اجرایی- مختومه اعلام می شود. در غیر اینصورت کمیته اجرایی در مورد اقدامات مقتضی جهت ادامه اجرای پیشنهاد، تصمیم گیری می نماید.
در صورت مطلوبیت اجرا و پیشرفت کارف چنانچه اجرای پیشنهاد کاری فراتر از وظایف تعریف شده برای مجریان آن باشد، با توجه به حجم کار انجام شده طبق نظر کمیته اجرایی به اجرا کنندگان پیشنهاد، حق الزحمه پرداخت می شود.
5-1-7- بایگانی
کلیه مستندات، پیشنهادها، فرمها و گزرش هایی که در نظام تهیه می شود، در دبیرخانه نظام – محل استقرار بایگان نظام- نگهداری می شود. به صورتی که:
- شناسنامه پیشنهادها
- متن پیشنهادهای ارائه شده و پیوست آن شامل: فرم ارزیابی، فرم نظر کارشناسی، گزارش اجرای پیشنهاد، فرم درخواست تجدیدنظر و ... که جهت هر پیشنهاد به صورت جداگانه ای تهیه می شود،
- صورتحساب کمیته اجرایی
- گزارش های تهیه شده در نظام
در دسته های جداگانه و متناسباً در پوشه، زونکن و یا فایل نگهداری می شوند.
5-1-7-1 کلیه مکاتبات نظام شامل اعلام نتیجه ارزیابی هر پیشنهاد، ابلاغ دستورهای پرداخت پاداش و حق الزحمه ها و ... می بایست در دفتر اندیکاتور ثبت شود.
5-1-7-2- از آنجا که شناسنامه پیشنهاد نمایناگر:
- مشخصات پیشنهاددهندگان
- گردش کار پیشنهاد
- اطلاعات پایه موردنیاز جهت تهیه گزارش های آماری نظام
در مورد هر پیشنهادمی باشد، لازم است که این فرم بعد از هر مرحله از گزدش کار، تکمیل و اطلاعات آن در رایانه ثبت شود